PENERAPAN SISTEM ISO 9001 PADA KEGIATAN PENELITIAN DI PENELITIAN & LABORATORIUM – PERTAMINA

Nama : Julmi Ramadhan 223305015
Lanang Winandu 223306028
M.Erfandi 223306041

PENERAPAN SISTEM ISO 9001 PADA KEGIATAN PENELITIAN
DI PENELITIAN & LABORATORIUM – PERTAMINA

Abstrak
PT. Pertamina (Persero) Direktorat Pengolahan mempunyai komitmen penuh untuk memberikan kepuasan menyeluruh kepada pelanggan melalui penyediaan, pendistribusian, pemasaran dan niaga: Crude Oil, BBM, NBBM dan Petrokimia, yang berkualitas, harga kompetitif dan layanan terbaik dengan menerapkan nilai-nilai Fokus, Integrity, Visionary, Excellence dan Mutual Respect ( FIVE-M). Penelitian & Laboratorium adalah fungsi yang bergerak di bidang penelitian dan tetap berprinsip pada mutu dan telah penerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 baik jasa penelitian yang berasal dari Unit-unit Pengolahan, Niaga maupun pihak ke III dan selalu melakukan yang terbaik dalam usaha pencapaian komitmen antara lain:

(a) menerapkan dan meningkatkan teknologi, proses dan layanan yang tepat untuk kepuasan pelanggan;
(b) mengembangkan produk-produk unggulan yang berstandar internasional;
(c) menekankan aspek kesehatan, keselamatan kerja dan lingkungan.

Sistem ISO 9001 yang diterapan pada bidang penelitian dapat mencerminkan pada delapan prinsip manajemen mutu sebagai refleksi dari praktek manajemen yang terbaik.

Kata kunci: ISO 9001, kualitas, kompetitif, kepuasan pelanggan
1 Kepala Operasi di Penelitian dan Laboratorium Pertamina
2 Spesialis Fraksi Ringan di Penelitian dan Laboratorium Pertamina.









I. PENDAHULUAN
Isu Globalisasi bisnis bermakna pasar dunia terbuka secara bebas, transparan, dan sarat persaingan. Undang-Undang Migas No. 22/2001 mengkondisikan usaha-usaha dalam bidang Minyak dan Gas Bumi tidak dapat dimonopoli lagi oleh Pertamina, namun dapat diusahakan oleh Badan-Badan Usaha lain baik dari dalam maupun luar negeri. Sejalan globalisasi dan UU Migas/2001, maka berdasarkan Keputusan Presiden
RI No. 57/2002, status Badan Usaha Pertamina berubah menjadi PT. Pertamina (Persero), yang harus dikelola untuk mencari laba (profit oriented) dan memiliki daya saing agar mampu bertahan sebagai market leader dalam bisnis migas. Kondisi perubahan ini menuntut perubahan seluruh jajaran Pertamina mulai tingkat manajemen puncak sampai dengan pekerja, agar di dalam menjalankan usahanya meninggalkan orientasi produk (product oriented) menuju orientasi pasar (market
oriented). Yang berarti mata rantai proses bisnis Pertamina di semua sektor mulai dari input, proses dan outputnya (produk/jasa) memenuhi harapan, kebutuhan dan kepuasan pelanggan. Pemilihan metode atau alat mutu untuk mencapai sasaran ini sangat mempengaruhi terhadap hasil yang akan dicapai. Metode dan alat-alat mutu ini merupakan suatu sistem atau metodologi sistematik yang menggunakan berbagai pendekatan ilmu pengetahuan dalam menyelesaikan suatu permasalahan dalam melakukan perbaikan (continuous improvement). ISO 9001 adalah standar internasional untuk sistem manajemen kualitas (mutu), yang diumumkan oleh the International Organization for Standardization (ISO), dan
standar ini telah digunakan di Pertamina baik di unit-unit pengolahan maupun di Pemasaran Niaga. Fungsi Penelitian dan Laboratorium telah menerapkan ISO 9001-2000 untuk bidang penelitian dan jasa baik permintaan dari Unit-unit Pengolahan maupun dari pihak ke III dalam bidang Jasa Pelayanan Teknis Petrokimia, Bahan Bakar Minyak (BBM) dan Non Bahan Bakar Minyak (NBBM). Kegiatannya dapat dilakukan
melalui kajian yang diperoleh dari studi literatur, maupun pengerjaan-pengerjaan di lapangan seperti laboratorium maupun pilot plant dan industri. Apabila ditelusuri, pada dasarnya kegiatan penelitian adalah proses yang aktif dan sistematis yang ditujukan pada pengungkapan, penafsiran dan pengkajian kembali untuk memperbaiki, mendapatkan atau meningkatkan fakta. Dengan demikian penelitian merupakan suatu
proses penyelidikan atas investigasi untuk mengungkapkan, menafsirkan atau melihat kembali untuk memperbaiki atau meningkatkan terhadap fakta yang dilakukan secara aktif dan sistematis dalam rangka memenuhi kebutuhan atau harapan yang dinyatakan baik secara langsung maupun yang diwajibkan. Persyaratan standar sistem manajemen mutu bersifat generik, sehingga dapat diterapkan di berbagai bidang, salah satunya
bidang penelitian.

II. PEMBAHASAN
2.1 Implementasi ISO 9001-2000
ISO adalah suatu sistem manajemen mutu yang mengimplementasikan system manajemen mutu berstandar internasional dan mengikuti perkembangannya untuk diterapkan di seluruh tingkatan kegiatan penelitian di fungsi Penelitian & Laboratorium - Pertamina yang disesuaikan dengan sifat dan kondisinya. Sistem Manajemen ISO 9001 bertujuan untuk membawa Penelitian & Laboratorium - Pertamina menjadi perusahaan kelas dunia dengan menerapkan prinsipprinsip
manajemen mutu yang efektif dan efisien sebagai dasar untuk memenuhi
tuntutan pelanggan sehingga tercapai kepuasan pelanggan melalui kepemimpinan dan basic mentality pekerja yang kuat dalam memberikan komitmen, keterlibatan dan dukungan (Commitment, Involvement dan Support = CIS), proses bisnis yang berkualitas melalui perbaikan di segala bidang secara berkesinambungan (continuous improvement). Penerapan metode ISO 9001 di Pertamina hampir di seluruh tingkatan organisasi di Pertamina. “Tujuan penerapan ISO 9001-2000 adalah mewujudkan visi
Pertamina menjadi perusahaan kelas dunia dengan cara menerapkan metode dan alat – alat mutu yang berstandar internasional”.



2.2 Prinsip – Prinsip Penerapan ISO 9001-2000
1. Fokus Pada Pelanggan (Customer Focus)
Usaha Manajemen dalam penerapan ISO berfokus pada kepuasan pelanggan, sehingga semua kegiatan ditujukan untuk kepuasan pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal. Pelanggan haruslah merupakan prioritas utama organisasi karena kelangsungan hidup organisasi ada pada pelanggan. Oleh karena itu organisasi harus memiliki fokus pada pelanggan. Kepuasan pelanggan dapat dijamin dengan menghasilkan jasa penelitian atau berupa konsultasi yang berkualitas tinggi dan memenuhi tuntutan pelanggan. Kualitas harus diperbaharui setiap saat agar pelanggan tetap puas dan loyal.
2. Keterlibatan Penuh (Total Involvement)
Penerapan ISO ini membutuhkan keterlibatan dari semua pekerja, khususnya pekerja Penelitian & Laboratorium di bagian Peneliti/spesialis dari level manajemen puncak, level spesialis dan penunjang. Keterlibatan pekerja di sini tidak hanya bersifat memberi masukan, tetapi juga
memperhatikan, mempertimbangkan, dan menindaklanjuti apakah masukan tersebut dapat diterima dan dilaksanakan atau tidak. Tujuan dari keterlibatan ini adalah untuk meningkatkan kemampuan organisasi Penelitian & Laboratorium untuk memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Kesalahan yang harus dihindari pada saat menerapkan total involvement ini antara lain:
a. Memulai kegiatan tanpa adanya strategi yang tersistem dengan baik.
b. Memulai kegiatan tanpa adanya kepemimpinan yang aktif dan wewenang yang jelas dari top manajemen.
c. Membuat rencana yang tidak realistis. ISO sebagai sistem harus diimplementasikan di semua tingkatan kegiatan Pertamina dan Penelitian khususnya, karena penerapan ISO menjamin tertatanya proses kerja organisasi terlaksana dengan baik dan menjamin konsistensi dalam
pemberian komitmen oleh pimpinan puncak dan proses pengambilan keputusan, fokus pada pelanggan, proses yang konsisten, keterlibatan pekerja dan upaya perbaikan yang berkesinambungan.

2.3 Persyaratan Umum dari ISO 9001-2000

Gambar 1 Model Sistem Manajemen Mutu
Model dari sistem manajemen mutu berbasis proses di atas mengambarkan hubungan proses yang menunjukan bahwa pelanggan memainkan peranan yang sangat signifikan dalam menetapkan persyaratan dan masukan. Pemantauan kepuasan pelanggan memerlukan evaluasi terhadap informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan mengenai apakah organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan. Sedangkan untuk tingkat yang rinci tetap harus berpatokan pada PDCA :
Perencanaan (Plan) : Tetapkan sasaran dan proses yang diperlukan untuk
menyajikan hasil sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan kebijakan organisasi. Lakukan (Do) : Mengimplementasikan proses. Periksa (check) Memantau dan mengukur proses dan produk terhadap kebijakan, sasaran dan persyaratan bagi produk dan melaporkan hasilnya. Tindak (Action) : Lakukan tindakan yang secara berkesinambungan nmeningkatkan kinerja.

2.4 Organisasi Dalam Penerapan ISO 9001-2000 di Penelitian & Laboratorium Organisasi Penelitian & Laboratorium yang menerapkan ISO 9001-2000 memenuhi:
ruang lingkup penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000/SNI 19-9001-2000 adalah pada Asisten Manajer Penunjang, Kelompok Spesialis Peneliti, Kepala Komersial, Kepala Umum dan Manajer Penelitian & Laboratorium seperti terlihat pada struktur organisasi di atas. Detil struktur organisasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000/SNI 19-9001-2000 sebagai berikut:

Gambar 2 Struktur Organisasi Penelitian dan Laboratorium Pertamina
ISO 9001:2000 / SNI 19-9001-2001



KEPUASAN PELANGGAN PERSYARATAN PELANGGAN
Pada organisasi dan proses bisnis yang dilaksanakan pada fungsi Penelitian & Laboratorium dengan sasaran mutu yang setiap tahun terus dilakukan peningkatan maka penerapan sistem mutu ISO 9001-2000 dapat memenuhi delapan prinsip manajemen mutu yaitu :

1. Fokus Pada Pelanggan
Pelanggan dalam hal ini bisa dari intern maupun dari luar Pertamina. Setiap tahun ditetapkan dan dievaluasi pencapaian target yang terkait dengan peningkatan, baik pendapatan maupun jumlah proyek yang akan dikerjakan sesuai dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Untuk hal ini yang bisa menjadi contoh adalah saat pelaksanaan proyek usulan penambahan parameter uji pada salah satu produk non bahan bakar minyak yang sudah digunakan oleh industri. Karena adanya isu lingkungan yang memerlukan adanya parameter terkait dengan lingkungan, maka Penelitian & Laboratorium menambahkan parameter seperti yang diusulkan oleh pengguna, walaupun nantinya mungkin ada implikasinya terhadap finansial terkait SDM dan peralatan serta bahan kimia yang harus digunakan, maka harus direncanakan anggarannya dalam hal ketersediaan segala sesuatunya yaitu SDM, peralatan dan bahan kimia yang diperlukan.
2. Kepemimpinan
Pemimpin dalam hal ini sangat menentukan arah dan kebijakan yang diambil. Ada pemimpin yang mengutamakan pada suatu saat kegiatan lebih dititikberatkan pada salah satu Direktorat sedangkan layanan untuk Direktorat yang lain serta dari luar perusahaan menjadi prioritas berikutnya. Hal ini bisa saja terjadi apabila keperluan dari dalam Direktorat tersebut memang sedang mendapat perhatian terkait dengan sasaran perusahaan atau urgent. Namun hal ini belum pernah terjadi dan apabila memang ada sifatnya insidentil tidak permanen.

3. Keterlibatan Orang
Dalam melaksanakan proyek penelitian, maka penetapan SDM yang terkait dalam rangka mempercepat penyelesaiannya sangat penting. Penetapan ini meliputi yang berkaitan dari aspek teknis maupun non teknis atau bagian pendukung. Aspek teknis umumnya untuk SDM yang mempunyai kompetensi sejenis sehingga hasil penelitian lebih bersifat objektif dan lebih dalam dan mendapatkankan suatu kesimpulan baik. Hal ini terkait dengan asas kepuasan pelanggan yang berprinsip pada ketepatan dan kecepatan pengerjaan proyek.


4. Pendekatan Proses
Pada setiap proyek pelaksanaannya mengikuti proses bisnis yang telah ditetapkan dan disepakati. Proses ini disesuaikan dengan alur dari organisasi yang sangat menunjang kelancaran bisnis dari Fungsi Penelitian & Laboratorium. Jadi pada setiap proyek selalu dilengkapi dengan dokumen-dokumen terkait seperti dokumen dari layanan pelanggan, kemudian dari bagian teknis seperti proposal, dari bagian pendukung seperti pengadaan data baik data laboratorium maupun data literatur.

5. Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen
Dilakukannya pendekatan antara organisasi eksisting dengan organisasi bagi pekerja yang harus mengikuti sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Ternyata sistem dapat diselaraskan antara sistem mutu pada ISO 9001:2000 dengan kegiatan manajemen penelitian. Contoh adanya permintaan dari suatu rapat manajemen yang bersifat operasional menginginkan data bahan bantu proses yang sifatnya untuk peningkatan efisiensi,seperti seleksi katalis. Hal ini dapat direspon dengan ISO 9001:2000 dengan menggunakan sarana pilot plant dengan membandingkan beberapa katalis sejenis. Data dari hasil seleksi dapat
direkomendasikan kepada Kilang yang akan melakukan seleksi katalis sehingga kilang tersebut mempunyai referensi katalis yang akan dapat memberikan keuntungan lebih bagi perusahaan.
6. Peningkatan berkelanjutan
Adanya ide-ide merupakan hal yang sering terjadi di saat melakukan evaluasi. Pada kaji ulang manajemen dilakukan evaluasi secara menyeluruh dan setiap tahun adanya peningkatan jumlah pekerjaan/project. Project yang dilakukan dapat dalam bentuk hasil yang selesai satu kali dan telah dapat diimplementasikan pada pelanggan di unit pengolahan atau dapat juga berlanjut untuk tahap berikutnya. Dapat juga ide timbul berpijak dari hasil pencapaian proyek sebelumnya, sehingga
akan dapat diusulkan sebagai saran peningkatan baik pada sistem maupun
produk. Salah satu contoh, hal-hal yang semula dianggap cukup menyulitkan untuk dijalankan pada saat awal, maka kemudian dianggap perlu dilakukan penyederhanaan sehingga pelaksanaan sistem menjadi lebih mudah dan diharapkan dapat meningkatkan motivasi bagi pelaksana.

7. Pendekatan Fakta Untuk Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan berdasarkan pendekatan ini merupakan yang palingn efektif karena berdasarkan data hasil uji laboratorium maupun hasil kajian literature ataupun data hasil pengerjaan menggunakan sarana lain seperti unit pilot plant. Umumnya data-data yang diperoleh akan diolah terlebih dahulu serta dari pengambilan keputusan ini akan menjadi bentuk rekomendasi baik rekomendasi penerapan maupun untuk pemilihan atau seleksi penggunaannya.

8. Hubungan Pemasok
Hubungan antara pemasok dengan yang menerima pasokan hendaknya dalam prinsip saling menguntungkan. Dalam hal penelitian dengan pemasok yang memasok data adalah untuk kepentingan perusahaan. Pemasok mengetahui data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan akan diambil dari pihak yang dapat dipercaya. Seperti penggunaan atau penunjukan laboratorium yang terakreditasi sehingga dapat memberikan data yang dapat dipertanggungjawabkan. Sistem ISO 9001-2000 yang telah diterapkan pada Penelitian & Laboratorium mengharuskan menuntut komitmen dari manajer puncak yang sejalan dengan perubahan sistem yang berjalan di Pertamina antara lain :

1. Komitmen terhadap efektivitas sistem dan fokus pelanggan melalui pemenuhan persyaratan pelanggan dan ketersediaan sumber daya.

2. Menyediakan kebijakan dan menjamin sasaran-sasaran ditetapkan pada fungsi yang relevan. Penekanan dalam isi kebijakan adalah komitmen untuk memenuhi persyaratan dan efektivitas sistem yang terus menerus ditingkatkan.


3. Menjamin tanggung jawab dan otoritas ditetapkan diseluruh organisasi melalui penentuan tanggung jawab dan otoritas harus didasarkan pada struktur dan strategi organisasi.

4. Menunjuk Management Representative yang bertanggungjawab terhadap efektivitas sistem.

5. Tinjauan manajemen sebagai alat manajemen untuk memantau efektivitas sistem.

6. Komunikasi internal untuk menjamin efektivitas sistem.










III. KESIMPULAN
Dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2000 yang diterapkan di Penelitian & Laboratorium dapat disimpulkan:

1. Suatu sistem manajemen mutu yang berstandar internasional dan mengikuti perkembangannya untuk diterapkan di seluruh tingkatan kegiatan Pertamina disesuaikan dengan sifat kondisinya. Sistem Manajemen Mutu Pertamina umumnya dan Penelitian & Laboratorium khususnya bertujuan untuk membawa Pertamina menjadi perusahaan kelas dunia dengan menerapkan delapan prinsip manajemen mutu yang efektif dan efisien sebagai dasar untuk memenuhi kepuasan pelanggan melalui proses yang berkualitas dengan landasan basic mentality dan didukung oleh kepemimpinan yang baik serta perbaikan di segala
bidang secara berkesinambungan.

2. Manfaat implementasi ISO 9001:2000
a. Pengendalian manajemen lebih baik.
b. Meningkatkan kepedulian pada masalah prosedural.
c. Menggunakan ISO 9001 sebagai alat promosi.
d. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.
e. Meningkatkan efisiensi.
f. Meningkatkan image perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
1. ISO 9001:2000/SNI 19-9001-2001
2. Penelitian dan Laboratorium Pertamina. 2004. Bahan Pelatihan ISO 9001-2000.Jakarta
3. Penelitian dan Laboratorium Pertamina. 2004. Manual Mutu ISO 9001-2000 Penelitian & Laboratorium tahun 2004- sekarang
4. Pertamina. 2007. Bahan Pelatihan SMMP Pertamina
5. Internet www. Penerapan ISO 9001 : 2000